Zarz\u0105dzanie projektami \u2013 do\u015bwiadczamy tego w naszym codziennym \u017cyciu, cz\u0119sto nie zdaj\u0105c sobie z tego sprawy. Nasza codzienno\u015b\u0107 polega na planowaniu, realizowaniu, kontrolowaniu, ustalaniu priorytet\u00f3w, rozwi\u0105zywaniu problem\u00f3w, nieustannym podejmowaniu decyzji.
\nZarz\u0105dzanie projektami w firmach ma na celu m.in. zapewni\u0107 p\u0142ynno\u015b\u0107 realizacji zada\u0144 w ustalonych terminach by efektywnie realizowa\u0107 cele biznesowe. Owe zarz\u0105dzanie niestety nie jest proste i nie ma jednej recepty na ich prowadzenie w taki aby zako\u0144czy\u0107 go z sukcesem. Jest wiele czynnik\u00f3w, kt\u00f3re warunkuj\u0105 poprawn\u0105 realizacj\u0119 projekt\u00f3w i szereg pomy\u0142ek, kt\u00f3re s\u0105 pope\u0142niane notorycznie w projektach. I dzi\u015b w\u0142a\u015bnie troch\u0119 o b\u0142\u0119dach, bo nie ma lepszej nauki jak nauka na cudzych b\u0142\u0119dach.
\nPoni\u017cej przedstawiam list\u0119 moje TOP 5 najcz\u0119\u015bciej pope\u0142nianych b\u0142\u0119d\u00f3w w projektach. Przedstawiam je w zupe\u0142nie losowej kolejno\u015bci. Dlaczego? Poniewa\u017c projekty z natury s\u0105 unikalne, nie powtarzalne i zale\u017cnie od projektu b\u0142\u0119dy jakie mo\u017cna pope\u0142ni\u0107 b\u0119d\u0105 inne, zupe\u0142nie z inn\u0105 skal\u0105.
\nZaczynamy!<\/p>\n
1.\tCel projektu.
\nZacznijmy od celu projektu. To punkt wyj\u015bciowy. To w\u0142a\u015bnie cel jest nadrz\u0119dn\u0105 ide\u0105 i powinien by\u0107 okre\u015blony w spos\u00f3b precyzyjny i zrozumia\u0142y dla wszystkich cz\u0142onk\u00f3w Zespo\u0142u \u2013 niezale\u017cnie od pe\u0142nionej roli w projekcie. Dlaczego to jest tak wa\u017cne? Nie w\u0142a\u015bciwe zrozumienie lub brak zrozumienia celu projektowego mo\u017ce mie\u0107 z\u0142e skutki. Je\u015bli cz\u0142onkowie zespo\u0142u nie rozumiej\u0105 celu projektu, mog\u0105 nie uto\u017csamia\u0107 si\u0119 z ide\u0105 projektu i ich zaanga\u017cowanie w projekcie mo\u017ce by\u0107 niedostateczne, co w efekcie wp\u0142ynie na jako\u015b\u0107 realizacji projektu. Pami\u0119taj te\u017c, \u017ce cel musi by\u0107 realny \u2013 mo\u017cliwy do zrealizowania. W sytuacji gdy od pocz\u0105tku b\u0119d\u0105 \u015bwiadomi, \u017ce nie b\u0119d\u0105 w stanie osi\u0105gn\u0105\u0107 postawionego celu mog\u0105 bagatelizowa\u0107 projekt lub realizowa\u0107 swoje zadania w spos\u00f3b niezgodny z za\u0142o\u017ceniami. Niestety tak\u0105 natur\u0119 ma cz\u0142owiek, \u017ce trudne, nie zrozumia\u0142e zadania odk\u0142ada w czasie. Tempo \u017cycia, pracy jest coraz szybsze, ka\u017cdy z nas ma wiele na g\u0142owie, a tu jeszcze kto\u015b dok\u0142ada nowe zadania, kolejne wrzutki. W tym wszystkim naprawd\u0119 zaczyna brakowa\u0107 czasu na to by zastanowi\u0107 si\u0119 spokojnie co tak naprawd\u0119 autor mia\u0142 na my\u015bli, co faktycznie mam zrobi\u0107.
\nCel zrozumia\u0142y to te\u017c cel mierzalny, wed\u0142ug kt\u00f3rego b\u0119dzie mo\u017cna kontrolowa\u0107 post\u0119py w projekcie. O tym szerzej w kolejnym punkcie.
\nZ punktu widzenia zarz\u0105dzania projektami cel projektu zaz\u0119bia si\u0119 z dalej opisanym zespo\u0142em i jego zaanga\u017cowaniem.<\/p>\n
2.\tZesp\u00f3\u0142 i komunikacja w projekcie.
\nZesp\u00f3\u0142 \u2013 klucz do sukcesu ka\u017cdego projektu. Wieloletnie do\u015bwiadczenie w prowadzeniu i nadzorowaniu projekt\u00f3w pozwalaj\u0105 mi \u015bmia\u0142o twierdzi\u0107, \u017ce do budowy zespo\u0142u, doboru os\u00f3b nale\u017cy podej\u015b\u0107 z niezwyk\u0142\u0105 staranno\u015bci\u0105. Wszelkie braki w kompetencjach Zespo\u0142u, konflikty pomi\u0119dzy cz\u0142onkami Zespo\u0142u mog\u0105 mie\u0107 negatywny wp\u0142yw na jako\u015b\u0107 prac i komunikacj\u0119 w projekcie.
\nProwadz\u0105c projekt, Ty jako Lider, Kierownik Projektu stajesz si\u0119 swego rodzaju drogowskazem po meandrach projektu, mentorem, coachem i egzekutorem jednocze\u015bnie. To trudna rola. Wymaga od Ciebie zrozumienia drugiej osoby – jej pogl\u0105d\u00f3w, pomys\u0142\u00f3w przy jednoczesnym wp\u0142ywaniu na jej efektywno\u015b\u0107 dzia\u0142ania i jako\u015b\u0107 realizacji zada\u0144. Dbanie o dobre relacje w Zespole, dobry kontakt z Zespo\u0142em, wsp\u00f3lne zrozumienie pozwala w trudnych sytuacjach na szybsze i efektywniejsze rozwi\u0105zywanie problem\u00f3w. W zgranym Zespole wszystko idzie sprawniej.
\nBudowanie motywacji w Zespole, przekonanie ludzi do tego w jak fajnym projekcie bior\u0105 udzia\u0142, jak ciekawe i rozwijaj\u0105ce s\u0105 powierzone zadania (odwo\u0142ujemy si\u0119 do celu projektu, kt\u00f3ry jak ju\u017c by\u0142o powiedziane powinien by\u0107 zrozumia\u0142y) staje si\u0119 wyzwaniem, zw\u0142aszcza gdy ka\u017cdy ma mas\u0119 obowi\u0105zk\u00f3w. Dla wielu os\u00f3b z Zespo\u0142u ogromn\u0105 rol\u0119 b\u0119d\u0105 odgrywa\u0107 osobiste korzy\u015bci z udzia\u0142u w projekcie. Dlatego pami\u0119taj, \u017ce to w\u0142a\u015bnie do\u015bwiadczenie jakie mo\u017cna wynie\u015b\u0107 z projektu, czy mo\u017cliwo\u015b\u0107 wzmocnienia swoich kompetencji czy awans w perspektywie czasu b\u0119d\u0105 motywacj\u0105 do wzi\u0119cia udzia\u0142u w projekcie.
\nPami\u0119taj te\u017c aby nie umniejsza\u0107 roli \u017cadnego z cz\u0142onk\u00f3w Zespo\u0142u, bo mo\u017ce si\u0119 okaza\u0107, \u017ce w\u0142a\u015bnie ta jedna osoba, kt\u00f3ra mia\u0142a zrealizowa\u0107 jedno, drobne zadanie mo\u017ce poprzez op\u00f3\u017anienie lub nie zrealizowanie tego zadania generowa\u0107 dodatkowe koszty, op\u00f3\u017anienia projektu.
\nTworz\u0105c Zesp\u00f3\u0142, planuj\u0105c zadania pami\u0119taj, \u017ce ka\u017cdy z cz\u0142onk\u00f3w ma \u201eswoj\u0105 robot\u0119\u201d i wa\u017cne jest aby\u015b okre\u015bli\u0142 poziomu zaanga\u017cowania ka\u017cdego w projekcie. To pozwoli na w\u0142a\u015bciwe planowanie swoich zada\u0144 bie\u017c\u0105cych i zaplanowanie czasu na realizacj\u0119 zada\u0144 projektowych. W przeciwnym wypadku pr\u0119dzej czy p\u00f3\u017aniej pojawi\u0105 si\u0119 problemy.<\/p>\n
3.\tTerminy.
\nTerminy, terminy, terminy \u2013 oby jak najkr\u00f3tsze, bo zale\u017cy nam na czasie. Im szybciej projekt si\u0119 zako\u0144czy \u2013 tym lepiej. Tworzysz harmonogram, rozpisujesz list\u0119 zada\u0144, terminy ich realizacji, nast\u0119pnie weryfikuje to Tw\u00f3j szef i nagle si\u0119 okazuje, \u017ce projekt nie mo\u017ce by\u0107 zrealizowany w pierwotnie zak\u0142adanym terminie. Zaczyna si\u0119 rewizja tego czy wszystko zosta\u0142o poprawnie zaplanowane, czy nie pope\u0142niono b\u0142\u0119du. Po zliczeniu godzin, dni projektowych okazuje si\u0119, \u017ce nie ma pomy\u0142ki. Mimo to pada decyzja o \u201eci\u0119ciu\u201d. Tniemy zadania, skracamy terminy przypisane na realizacj\u0119 zada\u0144 \u2013 bo tego oczekuje Sponsor Projektu. I tak w\u0142a\u015bnie ju\u017c na etapie planowania zaczynamy oszukiwa\u0107 siebie, ca\u0142y Zesp\u00f3\u0142 czy Sponsora. Skracamy, pomijamy byleby wyrobi\u0107 si\u0119 w wyznaczonym czasie. Niestety w ten spos\u00f3b skazujemy projekt na pora\u017ck\u0119, bo nie b\u0119dzie uko\u0144czony w terminie. Dlaczego? Je\u015bli poza ci\u0119ciem termin\u00f3w nie za\u0142o\u017cyli\u015bmy \u201ezapasu czasu\u201d na nie przewidziane sytuacje, kt\u00f3re mog\u0105 mie\u0107 miejsce w projekcie, b\u0119d\u0105 k\u0142opoty \u2013 dodatkowe zadania, koszty, demotywacja Zespo\u0142u.
\nZapas czasu jest nies\u0142ychanie wa\u017cny na ka\u017cdym etapie projektu, zw\u0142aszcza gdy:
\n– w projekcie bior\u0105 udzia\u0142 osoby, kt\u00f3rych nie b\u0119dziemy w stanie zast\u0105pi\u0107 nikim innym,
\n– kluczowe prace b\u0119d\u0105 trwa\u0142y w okresie wakacji czy w okresie \u015bwi\u0105tecznym,
\n– cze\u015b\u0107 zada\u0144 realizowanych jest przez instytucje zewn\u0119trzne, konsultant\u00f3w, inne podmioty.
\nPlanuj\u0105c terminy pami\u0119taj o zaplanowaniu prac zwi\u0105zanych z korektami, np. poprawkami prototypu, ponownym wydrukiem plakat\u00f3w, dodatkow\u0105 certyfikacj\u0105, itp.
\n\u0141atwo jest rozpisa\u0107 projekt, przyporz\u0105dkowa\u0107 osoby, terminy. Wa\u017cne jest jednak by te by\u0142y realne, obiektywne, zsynchronizowane i potwierdzone w Zespole. W ko\u0144cu planuj\u0105c projekt chcemy zrealizowa\u0107 go w terminie.<\/p>\n
4.\tNadz\u00f3r projektu.
\nSprawnie realizowany projekt, to ten stale kontrolowany. Tylko w ten spos\u00f3b b\u0119dziemy w stanie szybko zidentyfikowa\u0107 problemy, luki, konflikty w Zespole i r\u00f3wnie szybko wdra\u017ca\u0107 dzia\u0142ania naprawcze. Nadz\u00f3r jest nie lada wyzwaniem dla Kierownika Projektu, bo wymaga od niego nie tylko systematyczno\u015bci, stanowczo\u015bci i bezstronno\u015bci. Wcze\u015bniej wspomina\u0142am o Zespole jako kluczu do sukcesu projektu. Jako\u015b\u0107 relacji wypracowanych z naszym Zespo\u0142em, komunikacja b\u0119d\u0105 s\u0105 r\u00f3wnie\u017c niezwykle wa\u017cne w przypadku kontrolowania projektu. Przekona\u0142am si\u0119 o tym nie raz, nie dwa.
\nTo w jaki spos\u00f3b b\u0119dziesz si\u0119 komunikowa\u0107 z Zespo\u0142em, jak cz\u0119sto b\u0119dziesz z nim si\u0119 spotyka\u0142, dawa\u0142 wsparcie, b\u0119dziesz wspiera\u0142 w sytuacjach kryzysu lub nag\u0142ych problem\u00f3w jest mega wa\u017cne. Je\u015bli zdob\u0119dziesz zaufanie, poka\u017cesz, \u017ce jako Kierownik Projektu bacznie weryfikujesz sytuacj\u0119 w projekcie \u2013 \u0142atwiej uzyskasz informacje o nieformalnych dzia\u0142aniach, b\u0142\u0119dach, co pozwoli Tobie na podj\u0119cie szybciej dzia\u0142a\u0144 naprawczych.
\nNiestety zarz\u0105dzanie projektami jest czasoch\u0142onne. Bywa, \u017ce 80% Twojego czasu w ramach projektu b\u0119dziesz przeznacza\u0107 na kontrol\u0119 projektu, status realizacji zada\u0144, na spotkania z cz\u0142onkami Zespo\u0142u, rozwi\u0105zywanie problem\u00f3w, dzia\u0142ania naprawcze, itp. Oczywi\u015bcie tych czynnik\u00f3w wp\u0142ywaj\u0105cych na jako\u015b\u0107 i czas po\u015bwi\u0119cony na kontrol\u0119 projektu bywa r\u00f3\u017cny, w zale\u017cno\u015bci od: z\u0142o\u017cono\u015bci projektu, ilo\u015bci zaplanowanych zada\u0144, ilo\u015bci obszar\u00f3w dzia\u0142alno\u015bci firmy, nie przewidzianych rzeczy czy problem\u00f3w jakie si\u0119 pojawi\u0142y. Dla mnie nadz\u00f3r, kontrola w projekcie to wzmo\u017cona czujno\u015b\u0107.
\nChc\u0105c podnosi\u0107 jako\u015b\u0107 kontroli realizacji post\u0119pu projektu mo\u017cesz zastosowa\u0107 szereg dost\u0119pnych narz\u0119dzi wspieraj\u0105cych zarz\u0105dzanie projektem. Mo\u017ce to by\u0107 zwyk\u0142y excel ale r\u00f3wnie\u017c zaawansowane programy do zarz\u0105dzania projektem. W\u0142a\u015bciwy dob\u00f3r w istotny spos\u00f3b mo\u017ce wp\u0142yn\u0105\u0107 na czas i jako\u015b\u0107 Twojej pracy jako Kierownika Projektu. O dost\u0119pnych rozwi\u0105zaniach b\u0119d\u0119 pisa\u0107 w najbli\u017cszych tygodniach \u2013 ju\u017c dzi\u015b zapraszam do lektury.<\/p>\n
5.\tBud\u017cet.
\nMasz pomys\u0142 na fajny, ciekawy projekt lub wymaga tego sytuacja np. prawna i tu pojawia si\u0119 problem \u2013 nie ma pieni\u0119dzy, nie mo\u017cna utworzy\u0107 bud\u017cetu dla projektu. No w\u0142a\u015bnie, co wtedy? Rozwi\u0105za\u0144 jest mn\u00f3stwo. Uruchamiamy projekt, bo na jego uruchomienie b\u0119d\u0105 \u015brodki, a o reszt\u0119 b\u0119dziemy si\u0119 martwi\u0107 p\u00f3\u017aniej. Nie jest to dobre rozwi\u0105zanie \u2013 bo cz\u0119sto wraz z wyczerpaniem si\u0119 \u015brodk\u00f3w projekty s\u0105 zawieszane. Bywaj\u0105 te\u017c sytuacje, kiedy projekt cho\u0107 nie by\u0142 planowany, a okazuje si\u0119 by\u0107 strategiczny dla rozwoju firmy lub zmuszaj\u0105 nas wymogi prawne przekierowuje si\u0119 pieni\u0105dze w firmie w taki spos\u00f3b by utworzy\u0107 bud\u017cet projektu.
\nW chwili podj\u0119cia decyzji o uruchomieniu projektu wa\u017cne jest aby szacowane koszty by\u0142y poprawnie zliczone \u2013 w przeciwnym wypadku ryzyko wyczerpania \u015brodk\u00f3w przed uko\u0144czeniem projektu nam wzrasta. Podobnie jak przy planowaniu termin\u00f3w, tu te\u017c jest wskazane uwzgl\u0119dnienie zapasu funduszy na nie przewidziane sytuacje jak: podwy\u017cki cen surowc\u00f3w, us\u0142ug, dodatkowe koszty certyfikacji, dodatkowe zakupy, zasoby, naprawy sprz\u0119tu, wahania kurs\u00f3w walut, itp.
\nJe\u015bli chodzi o bud\u017cet, to warto weryfikowa\u0107 go z poszczeg\u00f3lnymi cz\u0142onkami Zespo\u0142u, by nie dochodzi\u0142o do nadu\u017cy\u0107 i zawy\u017cania kwoty bud\u017cetu. Taka sytuacja mo\u017ce mie\u0107 r\u00f3wnie\u017c przykre konsekwencje. Sponsor widz\u0105c koszty projektu, mo\u017ce nie wyrazi\u0107 zgody na jego uruchomienie.
\nPlanuj\u0105c projekty nale\u017cy pami\u0119ta\u0107 by finanse projekt\u00f3w by\u0142y uwzgl\u0119dniane przy rocznym bud\u017cetowaniu Twojej firmy.
\nWarto stosowa\u0107 specjalne formatki do rozliczania koszt\u00f3w projektu, poniewa\u017c w ten spos\u00f3b jeste\u015b w stanie mie\u0107 kontrol\u0119 nad tym na co te pieni\u0105dze realnie s\u0105 przeznaczane. Dodatkowy poziom akceptacji koszt\u00f3w przed ksi\u0119gowaniem i p\u0142atno\u015bci\u0105 jest dodatkowym mechanizmem kontroli, kt\u00f3re warto wdro\u017cy\u0107.
\nFinansowa cz\u0119\u015b\u0107 projektu nie jest wcale taka \u0142atwa. Kto\u015b widz\u0105c nie w\u0142a\u015bciwie zarz\u0105dzany bud\u017cet projektu m\u00f3g\u0142by rzec: pieni\u0105dze, \u0142atwo przysz\u0142y, \u0142atwo posz\u0142y, a efekt\u00f3w projektu brak.<\/p>\n
Pami\u0119taj, \u017ce b\u0142\u0119d\u00f3w w zarz\u0105dzaniu projekt\u00f3w nie da si\u0119 unikn\u0105\u0107 w 100%. Wa\u017cne jest, jednak aby wyci\u0105ga\u0107 wnioski i wprowadza\u0107 ulepszenia przy okazji kolejnych wyzwa\u0144. Nie wolno si\u0119 ba\u0107 b\u0142\u0119d\u00f3w \u2013 to najlepsza forma nauki.
\nW TOP 5 przedstawi\u0142am jedynie skr\u00f3t najwa\u017cniejszych informacji \u2013 pakiet informacji startowych. To pocz\u0105tek serii publikacji na blogu HJ GROUP.
\nJe\u015bli czujesz niedosyt informacji, b\u0105d\u017a poszukujesz Partnera, kt\u00f3ry ni\u00f3s\u0142by wsparcie w obszarze Zarz\u0105dzania Projektami \u2013 serdecznie zapraszamy do kontaktu \u2013 pozostajemy do Twojej dyspozycji.
\nHJ GROUP – wspieramy firmy w drodze do sukcesu.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Zarz\u0105dzanie projektami \u2013 do\u015bwiadczamy tego w naszym codziennym \u017cyciu, cz\u0119sto nie zdaj\u0105c sobie z tego sprawy. Nasza codzienno\u015b\u0107 polega na […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":90,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-31","page","type-page","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/31","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=31"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/31\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":91,"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/31\/revisions\/91"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/90"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/hjgroup.pl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=31"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}