Zarządzanie projektami – doświadczamy tego w naszym codziennym życiu, często nie zdając sobie z tego sprawy. Nasza codzienność polega na planowaniu, realizowaniu, kontrolowaniu, ustalaniu priorytetów, rozwiązywaniu problemów, nieustannym podejmowaniu decyzji.
Zarządzanie projektami w firmach ma na celu m.in. zapewnić płynność realizacji zadań w ustalonych terminach by efektywnie realizować cele biznesowe. Owe zarządzanie niestety nie jest proste i nie ma jednej recepty na ich prowadzenie w taki aby zakończyć go z sukcesem. Jest wiele czynników, które warunkują poprawną realizację projektów i szereg pomyłek, które są popełniane notorycznie w projektach. I dziś właśnie trochę o błędach, bo nie ma lepszej nauki jak nauka na cudzych błędach.
Poniżej przedstawiam listę moje TOP 5 najczęściej popełnianych błędów w projektach. Przedstawiam je w zupełnie losowej kolejności. Dlaczego? Ponieważ projekty z natury są unikalne, nie powtarzalne i zależnie od projektu błędy jakie można popełnić będą inne, zupełnie z inną skalą.
Zaczynamy!
1. Cel projektu.
Zacznijmy od celu projektu. To punkt wyjściowy. To właśnie cel jest nadrzędną ideą i powinien być określony w sposób precyzyjny i zrozumiały dla wszystkich członków Zespołu – niezależnie od pełnionej roli w projekcie. Dlaczego to jest tak ważne? Nie właściwe zrozumienie lub brak zrozumienia celu projektowego może mieć złe skutki. Jeśli członkowie zespołu nie rozumieją celu projektu, mogą nie utożsamiać się z ideą projektu i ich zaangażowanie w projekcie może być niedostateczne, co w efekcie wpłynie na jakość realizacji projektu. Pamiętaj też, że cel musi być realny – możliwy do zrealizowania. W sytuacji gdy od początku będą świadomi, że nie będą w stanie osiągnąć postawionego celu mogą bagatelizować projekt lub realizować swoje zadania w sposób niezgodny z założeniami. Niestety taką naturę ma człowiek, że trudne, nie zrozumiałe zadania odkłada w czasie. Tempo życia, pracy jest coraz szybsze, każdy z nas ma wiele na głowie, a tu jeszcze ktoś dokłada nowe zadania, kolejne wrzutki. W tym wszystkim naprawdę zaczyna brakować czasu na to by zastanowić się spokojnie co tak naprawdę autor miał na myśli, co faktycznie mam zrobić.
Cel zrozumiały to też cel mierzalny, według którego będzie można kontrolować postępy w projekcie. O tym szerzej w kolejnym punkcie.
Z punktu widzenia zarządzania projektami cel projektu zazębia się z dalej opisanym zespołem i jego zaangażowaniem.
2. Zespół i komunikacja w projekcie.
Zespół – klucz do sukcesu każdego projektu. Wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu i nadzorowaniu projektów pozwalają mi śmiało twierdzić, że do budowy zespołu, doboru osób należy podejść z niezwykłą starannością. Wszelkie braki w kompetencjach Zespołu, konflikty pomiędzy członkami Zespołu mogą mieć negatywny wpływ na jakość prac i komunikację w projekcie.
Prowadząc projekt, Ty jako Lider, Kierownik Projektu stajesz się swego rodzaju drogowskazem po meandrach projektu, mentorem, coachem i egzekutorem jednocześnie. To trudna rola. Wymaga od Ciebie zrozumienia drugiej osoby – jej poglądów, pomysłów przy jednoczesnym wpływaniu na jej efektywność działania i jakość realizacji zadań. Dbanie o dobre relacje w Zespole, dobry kontakt z Zespołem, wspólne zrozumienie pozwala w trudnych sytuacjach na szybsze i efektywniejsze rozwiązywanie problemów. W zgranym Zespole wszystko idzie sprawniej.
Budowanie motywacji w Zespole, przekonanie ludzi do tego w jak fajnym projekcie biorą udział, jak ciekawe i rozwijające są powierzone zadania (odwołujemy się do celu projektu, który jak już było powiedziane powinien być zrozumiały) staje się wyzwaniem, zwłaszcza gdy każdy ma masę obowiązków. Dla wielu osób z Zespołu ogromną rolę będą odgrywać osobiste korzyści z udziału w projekcie. Dlatego pamiętaj, że to właśnie doświadczenie jakie można wynieść z projektu, czy możliwość wzmocnienia swoich kompetencji czy awans w perspektywie czasu będą motywacją do wzięcia udziału w projekcie.
Pamiętaj też aby nie umniejszać roli żadnego z członków Zespołu, bo może się okazać, że właśnie ta jedna osoba, która miała zrealizować jedno, drobne zadanie może poprzez opóźnienie lub nie zrealizowanie tego zadania generować dodatkowe koszty, opóźnienia projektu.
Tworząc Zespół, planując zadania pamiętaj, że każdy z członków ma „swoją robotę” i ważne jest abyś określił poziomu zaangażowania każdego w projekcie. To pozwoli na właściwe planowanie swoich zadań bieżących i zaplanowanie czasu na realizację zadań projektowych. W przeciwnym wypadku prędzej czy później pojawią się problemy.
3. Terminy.
Terminy, terminy, terminy – oby jak najkrótsze, bo zależy nam na czasie. Im szybciej projekt się zakończy – tym lepiej. Tworzysz harmonogram, rozpisujesz listę zadań, terminy ich realizacji, następnie weryfikuje to Twój szef i nagle się okazuje, że projekt nie może być zrealizowany w pierwotnie zakładanym terminie. Zaczyna się rewizja tego czy wszystko zostało poprawnie zaplanowane, czy nie popełniono błędu. Po zliczeniu godzin, dni projektowych okazuje się, że nie ma pomyłki. Mimo to pada decyzja o „cięciu”. Tniemy zadania, skracamy terminy przypisane na realizację zadań – bo tego oczekuje Sponsor Projektu. I tak właśnie już na etapie planowania zaczynamy oszukiwać siebie, cały Zespół czy Sponsora. Skracamy, pomijamy byleby wyrobić się w wyznaczonym czasie. Niestety w ten sposób skazujemy projekt na porażkę, bo nie będzie ukończony w terminie. Dlaczego? Jeśli poza cięciem terminów nie założyliśmy „zapasu czasu” na nie przewidziane sytuacje, które mogą mieć miejsce w projekcie, będą kłopoty – dodatkowe zadania, koszty, demotywacja Zespołu.
Zapas czasu jest niesłychanie ważny na każdym etapie projektu, zwłaszcza gdy:
– w projekcie biorą udział osoby, których nie będziemy w stanie zastąpić nikim innym,
– kluczowe prace będą trwały w okresie wakacji czy w okresie świątecznym,
– cześć zadań realizowanych jest przez instytucje zewnętrzne, konsultantów, inne podmioty.
Planując terminy pamiętaj o zaplanowaniu prac związanych z korektami, np. poprawkami prototypu, ponownym wydrukiem plakatów, dodatkową certyfikacją, itp.
Łatwo jest rozpisać projekt, przyporządkować osoby, terminy. Ważne jest jednak by te były realne, obiektywne, zsynchronizowane i potwierdzone w Zespole. W końcu planując projekt chcemy zrealizować go w terminie.
4. Nadzór projektu.
Sprawnie realizowany projekt, to ten stale kontrolowany. Tylko w ten sposób będziemy w stanie szybko zidentyfikować problemy, luki, konflikty w Zespole i równie szybko wdrażać działania naprawcze. Nadzór jest nie lada wyzwaniem dla Kierownika Projektu, bo wymaga od niego nie tylko systematyczności, stanowczości i bezstronności. Wcześniej wspominałam o Zespole jako kluczu do sukcesu projektu. Jakość relacji wypracowanych z naszym Zespołem, komunikacja będą są również niezwykle ważne w przypadku kontrolowania projektu. Przekonałam się o tym nie raz, nie dwa.
To w jaki sposób będziesz się komunikować z Zespołem, jak często będziesz z nim się spotykał, dawał wsparcie, będziesz wspierał w sytuacjach kryzysu lub nagłych problemów jest mega ważne. Jeśli zdobędziesz zaufanie, pokażesz, że jako Kierownik Projektu bacznie weryfikujesz sytuację w projekcie – łatwiej uzyskasz informacje o nieformalnych działaniach, błędach, co pozwoli Tobie na podjęcie szybciej działań naprawczych.
Niestety zarządzanie projektami jest czasochłonne. Bywa, że 80% Twojego czasu w ramach projektu będziesz przeznaczać na kontrolę projektu, status realizacji zadań, na spotkania z członkami Zespołu, rozwiązywanie problemów, działania naprawcze, itp. Oczywiście tych czynników wpływających na jakość i czas poświęcony na kontrolę projektu bywa różny, w zależności od: złożoności projektu, ilości zaplanowanych zadań, ilości obszarów działalności firmy, nie przewidzianych rzeczy czy problemów jakie się pojawiły. Dla mnie nadzór, kontrola w projekcie to wzmożona czujność.
Chcąc podnosić jakość kontroli realizacji postępu projektu możesz zastosować szereg dostępnych narzędzi wspierających zarządzanie projektem. Może to być zwykły excel ale również zaawansowane programy do zarządzania projektem. Właściwy dobór w istotny sposób może wpłynąć na czas i jakość Twojej pracy jako Kierownika Projektu. O dostępnych rozwiązaniach będę pisać w najbliższych tygodniach – już dziś zapraszam do lektury.
5. Budżet.
Masz pomysł na fajny, ciekawy projekt lub wymaga tego sytuacja np. prawna i tu pojawia się problem – nie ma pieniędzy, nie można utworzyć budżetu dla projektu. No właśnie, co wtedy? Rozwiązań jest mnóstwo. Uruchamiamy projekt, bo na jego uruchomienie będą środki, a o resztę będziemy się martwić później. Nie jest to dobre rozwiązanie – bo często wraz z wyczerpaniem się środków projekty są zawieszane. Bywają też sytuacje, kiedy projekt choć nie był planowany, a okazuje się być strategiczny dla rozwoju firmy lub zmuszają nas wymogi prawne przekierowuje się pieniądze w firmie w taki sposób by utworzyć budżet projektu.
W chwili podjęcia decyzji o uruchomieniu projektu ważne jest aby szacowane koszty były poprawnie zliczone – w przeciwnym wypadku ryzyko wyczerpania środków przed ukończeniem projektu nam wzrasta. Podobnie jak przy planowaniu terminów, tu też jest wskazane uwzględnienie zapasu funduszy na nie przewidziane sytuacje jak: podwyżki cen surowców, usług, dodatkowe koszty certyfikacji, dodatkowe zakupy, zasoby, naprawy sprzętu, wahania kursów walut, itp.
Jeśli chodzi o budżet, to warto weryfikować go z poszczególnymi członkami Zespołu, by nie dochodziło do nadużyć i zawyżania kwoty budżetu. Taka sytuacja może mieć również przykre konsekwencje. Sponsor widząc koszty projektu, może nie wyrazić zgody na jego uruchomienie.
Planując projekty należy pamiętać by finanse projektów były uwzględniane przy rocznym budżetowaniu Twojej firmy.
Warto stosować specjalne formatki do rozliczania kosztów projektu, ponieważ w ten sposób jesteś w stanie mieć kontrolę nad tym na co te pieniądze realnie są przeznaczane. Dodatkowy poziom akceptacji kosztów przed księgowaniem i płatnością jest dodatkowym mechanizmem kontroli, które warto wdrożyć.
Finansowa część projektu nie jest wcale taka łatwa. Ktoś widząc nie właściwie zarządzany budżet projektu mógłby rzec: pieniądze, łatwo przyszły, łatwo poszły, a efektów projektu brak.
Pamiętaj, że błędów w zarządzaniu projektów nie da się uniknąć w 100%. Ważne jest, jednak aby wyciągać wnioski i wprowadzać ulepszenia przy okazji kolejnych wyzwań. Nie wolno się bać błędów – to najlepsza forma nauki.
W TOP 5 przedstawiłam jedynie skrót najważniejszych informacji – pakiet informacji startowych. To początek serii publikacji na blogu HJ GROUP.
Jeśli czujesz niedosyt informacji, bądź poszukujesz Partnera, który niósłby wsparcie w obszarze Zarządzania Projektami – serdecznie zapraszamy do kontaktu – pozostajemy do Twojej dyspozycji.
HJ GROUP – wspieramy firmy w drodze do sukcesu.